Términos y Condiciones de Servicio

1. Identificación del proveedor y aceptación

La plataforma Gemleaf (disponible en gemleaf.cloud y sus subdominios, aplicaciones web y móviles asociadas, en adelante la "Plataforma") es operada por TECSOFT E.I.R.L., RUT 76.514.939-8, con domicilio en Concepción, Chile (en adelante, "Gemleaf", el "Proveedor" o "nosotros"). Contacto: contacto@gemleaf.cloud.

Al crear una cuenta, acceder o utilizar la Plataforma, usted declara haber leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones (los "Términos") y la Política de Privacidad, que forma parte integrante de ellos. Si utiliza la Plataforma en representación de una organización, declara contar con facultades suficientes para obligarla, y los Términos se entenderán celebrados con dicha organización (el "Cliente").

La Plataforma es un servicio de carácter empresarial (B2B), dirigido a organizaciones y a sus usuarios autorizados mayores de 18 años. No está dirigida a consumidores finales ni a menores de edad.

2. Definiciones

• Cliente: la organización titular de la cuenta que contrata el servicio.
• Administrador: usuario del Cliente con facultades de configuración, gestión de usuarios y administración de la cuenta.
• Usuarios Autorizados: personas habilitadas por el Cliente para usar la Plataforma bajo su cuenta, dentro de los límites del Plan contratado.
• Contenido del Cliente: todos los datos, formularios, registros, archivos, imágenes, firmas y demás información que el Cliente o sus Usuarios Autorizados ingresen, generen o almacenen en la Plataforma.
• Plan: la modalidad de servicio contratada, que determina límites de usuarios, funcionalidades y almacenamiento.
• Contrato Particular: contrato de prestación de servicios suscrito individualmente entre Gemleaf y un Cliente, con condiciones comerciales propias y facturación directa.
• Modalidad Autoservicio: contratación estándar realizada en línea a través de la Plataforma, con los planes y precios allí publicados y pago mediante un Procesador de Pagos.
• Período de Prueba: acceso gratuito y temporal a la Plataforma para evaluación, conforme a la cláusula 4.
• Procesador de Pagos: proveedor externo de procesamiento de pagos habilitado por Gemleaf para la Modalidad Autoservicio (p. ej., Stripe u otro que se informe en la Plataforma).

3. Descripción del servicio

Gemleaf permite digitalizar procesos de recolección y gestión de datos operativos, incluyendo, según el Plan contratado: creación y edición de formularios asistida por inteligencia artificial, captura de datos vía web y móvil, flujos de trabajo con etapas, aprobaciones y condiciones, bandeja de entrada de procesos, trazabilidad y respaldo documental, dashboards de indicadores y analítica conversacional con apoyo de IA.

La Plataforma evoluciona continuamente. Gemleaf podrá incorporar, modificar o retirar funcionalidades, procurando no degradar sustancialmente las funcionalidades esenciales del Plan contratado durante el período vigente. Las funcionalidades identificadas como beta, vista previa o en desarrollo se proporcionan "tal cual", pueden modificarse o retirarse sin previo aviso y no generan derechos adicionales.

4. Modalidades de contratación y período de prueba

Gemleaf se contrata bajo una de dos modalidades:

• Modalidad Contrato Directo: mediante Contrato Particular firmado, con condiciones, alcance y facturación directa de Tecsoft E.I.R.L. acordados entre las partes. En esta modalidad, el Contrato Particular prevalece sobre estos Términos conforme a la cláusula de prevalencia.
• Modalidad Autoservicio: mediante registro en línea, aceptación de estos Términos y contratación de un plan publicado en la Plataforma, con pago a través del Procesador de Pagos.

Período de Prueba

Gemleaf puede ofrecer un Período de Prueba gratuito de quince (15) días corridos desde la creación de la cuenta, sin necesidad de registrar un medio de pago, limitado a un período por organización. Durante la prueba:

• El servicio se proporciona "tal cual", con las funcionalidades y límites que Gemleaf determine, los que pueden ajustarse durante la vigencia de la prueba.
• No se efectúa ningún cobro automático al término de la prueba. La continuidad del servicio requiere siempre la contratación expresa de un plan por el Cliente mediante el proceso de pago.
• Al vencer la prueba sin contratación, la cuenta pasará a modo de solo lectura y el Contenido del Cliente permanecerá disponible para exportación durante treinta (30) días corridos; transcurrido ese plazo, se aplicará el borrado seguro de la cláusula 9.
• Gemleaf podrá denegar, modificar o terminar anticipadamente períodos de prueba en casos de abuso (cuentas múltiples, uso comercial encubierto, infracción del uso aceptable).

5. Cuentas, credenciales y seguridad de acceso

Cada perfil de usuario es personal, único e intransferible. No está permitido compartir credenciales entre distintas personas. El Cliente es el único responsable de la gestión, custodia y uso adecuado de las credenciales de sus Usuarios Autorizados, y de toda actividad realizada con credenciales válidas de su cuenta.

El Cliente podrá solicitar la reasignación de un perfil cuando un usuario deje la organización, lo que será gestionado por Gemleaf. El incumplimiento reiterado de la política de credenciales podrá ser causal de suspensión del servicio, previa notificación.

El Cliente deberá notificar a Gemleaf sin demora cualquier uso no autorizado de su cuenta o incidente de seguridad del que tome conocimiento.

6. Planes, precios, facturación y pago

Los precios, límites y funcionalidades de cada Plan se publican en la Plataforma o se pactan en el Contrato Particular. En ambas modalidades, los valores de períodos ya iniciados no son reembolsables, y los desarrollos a medida, integraciones especiales y servicios no contemplados en el Plan se cotizan por separado.

Modalidad Contrato Directo

• Los precios se expresan en Unidades de Fomento (UF) más IVA. La facturación es mensual y anticipada: factura afecta a IVA emitida por Tecsoft E.I.R.L. el primer día de cada período, pagadera dentro de treinta (30) días corridos mediante transferencia electrónica, en pesos chilenos según el valor de la UF a la fecha de facturación.
• Los cambios de plan se solicitan por escrito, se habilitan dentro de las 24 horas hábiles siguientes y la diferencia se prorratea por el período restante.

Modalidad Autoservicio

• Los precios se publican en la Plataforma en la moneda allí indicada, señalando los impuestos aplicables. Gemleaf emitirá el documento tributario electrónico que corresponda conforme a la normativa chilena.
• El pago se efectúa por adelantado al inicio de cada ciclo (mensual o el que se contrate) mediante el Procesador de Pagos. Al contratar, el Cliente autoriza expresamente el cargo recurrente automático de cada renovación en el medio de pago registrado, autorización que puede revocar cancelando la suscripción conforme a la cláusula 15.
• El procesamiento del pago se rige además por los términos del Procesador de Pagos. Gemleaf no almacena los números completos de tarjetas; estos son tratados directamente por el Procesador de Pagos.
• Antes de cada renovación de planes de ciclo superior al mensual, Gemleaf enviará un aviso recordatorio al correo registrado.
• Fallo de cobro: si un cargo es rechazado, Gemleaf reintentará el cobro durante los siete (7) días siguientes, notificando al Cliente. Persistiendo el fallo, la cuenta se suspenderá hasta regularizar el pago, sin perjuicio de los montos devengados. El servicio se restablece dentro de las 24 horas siguientes al pago exitoso.
• Los cambios de plan en línea rigen de inmediato, prorrateándose la diferencia del ciclo en curso cuando corresponda.

Ajuste de tarifas: Gemleaf podrá ajustar precios notificando con al menos treinta (30) días de anticipación (por escrito en Contrato Directo; por correo o aviso en la Plataforma en Autoservicio). Los nuevos precios aplican a partir del ciclo siguiente a su entrada en vigencia; si el Cliente no está de acuerdo, puede no renovar o cancelar antes de ese ciclo sin penalidad.

7. Mora y suspensión del servicio (Contrato Directo)

En la Modalidad Contrato Directo, se entenderá que el Cliente está en mora cuando el pago no se realice dentro del plazo de facturación aplicable, transcurridos diez (10) días corridos adicionales de gracia. En caso de mora, Gemleaf podrá suspender el acceso a la Plataforma previa notificación escrita con cinco (5) días hábiles de anticipación. La suspensión no constituye incumplimiento de Gemleaf ni genera derecho a indemnización. El servicio se restablecerá dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la regularización del pago. La suspensión no libera al Cliente de los montos devengados. En la Modalidad Autoservicio, los fallos de cobro se rigen por la cláusula 5.

8. Uso aceptable

El Cliente y sus Usuarios Autorizados se obligan a utilizar la Plataforma exclusivamente para fines lícitos de gestión propios de su organización. Queda prohibido, en particular:

• Cargar datos personales de terceros sin contar con una base de licitud conforme a la normativa de protección de datos aplicable.
• Usar la Plataforma para fines ilegales, difamatorios, fraudulentos o que infrinjan derechos de terceros.
• Intentar acceder sin autorización a cuentas, datos o sistemas de otros clientes o de Gemleaf; realizar pruebas de penetración sin autorización escrita previa.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer el código fuente de la Plataforma, salvo en lo permitido imperativamente por la ley.
• Revender, sublicenciar o arrendar la Plataforma a terceros sin acuerdo escrito con Gemleaf.
• Introducir malware, realizar scraping masivo o usos que degraden el servicio para otros clientes.

El incumplimiento grave de esta cláusula faculta a Gemleaf para suspender el servicio de forma inmediata, notificando al Cliente, y para terminar el contrato conforme a la cláusula 14.

9. Contenido del Cliente: propiedad, licencia y portabilidad

Propiedad. Todo el Contenido del Cliente es y seguirá siendo de su exclusiva propiedad. El Cliente otorga a Gemleaf una licencia limitada, no exclusiva y revocable para alojar, procesar, respaldar y mostrar dicho contenido con el único fin de prestar el servicio y cumplir obligaciones legales. Gemleaf no accederá, usará ni procesará el Contenido del Cliente para ningún fin distinto, salvo autorización expresa o requerimiento de autoridad competente, y no lo venderá ni "compartirá" en los términos de las leyes de privacidad que resulten aplicables (incluidas las estatales de EE.UU.), actuando como encargado, "processor" o "service provider" según la normativa que rija a cada Cliente.

Responsabilidad sobre el contenido. El Cliente es responsable de la exactitud, licitud y respaldo de origen del Contenido del Cliente, y actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que ingrese, conforme a la Política de Privacidad.

Portabilidad y borrado. Tras la terminación del servicio, el Contenido del Cliente estará disponible para exportación durante treinta (30) días corridos. Transcurrido ese plazo sin descarga, Gemleaf realizará un borrado seguro, incluyendo copias de respaldo conforme a sus ciclos técnicos de rotación, salvo obligación legal de conservación. A solicitud escrita del Cliente, Gemleaf entregará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes una certificación escrita de destrucción. En caso de terminación por mora, la exportación quedará condicionada al pago íntegro de las sumas adeudadas.

10. Funcionalidades de inteligencia artificial

Algunas funcionalidades de la Plataforma (creación de formularios y flujos, analítica conversacional) utilizan modelos de inteligencia artificial propios y/o de terceros, incluyendo proveedores como Anthropic y Google, conforme se detalla en la Política de Privacidad.

• El Contenido del Cliente no se utiliza para entrenar modelos de IA, ni propios ni de terceros, ni para ningún procesamiento automatizado ajeno a la operación directa del servicio.
• Las salidas generadas por IA (formularios, flujos, análisis, resúmenes) pueden contener errores o imprecisiones. Constituyen una herramienta de apoyo: el Cliente debe revisarlas antes de basar en ellas decisiones operativas, financieras o legales, y es responsable del uso que haga de ellas.
• Gemleaf podrá solicitar acceso limitado a datos del Cliente para pruebas y optimización de funcionalidades de IA, siempre previa autorización expresa del Cliente.

11. Propiedad intelectual de Gemleaf

La Plataforma, su código fuente, arquitectura, diseño, interfaces, modelos de datos, diagramas de flujo, plantillas genéricas, metodologías, algoritmos y cualquier desarrollo o mejora —incluyendo los creados, adaptados o perfeccionados durante la prestación del servicio a un Cliente— son propiedad exclusiva de Gemleaf o de sus licenciantes. Estos Términos no transfieren propiedad intelectual alguna al Cliente; le confieren únicamente un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible durante la vigencia del servicio.

Gemleaf podrá utilizar, adaptar y comercializar libremente su propiedad intelectual para prestar servicios a terceros, sin exclusividad a favor de ningún Cliente. Este derecho se refiere exclusivamente a la propiedad intelectual de Gemleaf y nunca comprende el Contenido del Cliente ni su información confidencial. Las sugerencias o comentarios de mejora que el Cliente entregue voluntariamente podrán incorporarse al producto sin generar derechos compensatorios.

12. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener estricta confidencialidad respecto de la información no pública de la otra parte a la que acceda con ocasión del servicio, a no divulgarla a terceros sin autorización escrita y a usarla únicamente para los fines del servicio. Gemleaf trata como confidencial todo el Contenido del Cliente, incluyendo registros financieros, datos de clientes del Cliente, información comercial y operativa.

No se considera confidencial la información que: (a) sea de dominio público sin incumplimiento de estos Términos; (b) haya sido conocida previamente de forma acreditable; (c) se reciba legítimamente de un tercero sin restricción; (d) se desarrolle de forma independiente; o (e) deba divulgarse por exigencia legal, notificando previamente a la otra parte en lo posible. Cualquier difusión pública (casos de uso, referencias comerciales) requiere autorización escrita del Cliente. Las obligaciones de confidencialidad subsisten por cinco (5) años desde la terminación del servicio.

13. Soporte, disponibilidad y seguridad

Soporte: lunes a viernes, 09:00 a 18:00 (hora de Chile continental), vía contacto@gemleaf.cloud o el canal acordado. Emergencias críticas por los canales informados al Cliente.

Disponibilidad: Gemleaf presta el servicio con un objetivo de disponibilidad mensual de 99,5%. Este objetivo, así como los tiempos de respuesta y resolución publicados, constituyen objetivos de mejor esfuerzo (SLO) y no garantías contractuales de resultado, salvo que un Contrato Particular establezca un SLA expreso. Los mantenimientos programados se informarán con anticipación razonable.

Seguridad: el servicio opera sobre infraestructura cloud de nuestro proveedor (DigitalOcean), certificada (ISO/IEC 27001, SOC 2 Type II). Las medidas técnicas se describen en la Política de Privacidad y en documentación complementaria de carácter confidencial disponible a solicitud. Las partes reconocen que ninguna medida de seguridad garantiza protección absoluta: la obligación de Gemleaf en esta materia es de medios, no de resultado. Ante incidentes de seguridad que comprometan datos del Cliente, Gemleaf notificará dentro de las 72 horas siguientes a su detección.

14. Garantías, limitación de responsabilidad e indemnidad

En la máxima medida permitida por la ley aplicable:

• Techo de responsabilidad: la responsabilidad total acumulada de Gemleaf por cualquier concepto derivado del servicio no excederá el monto efectivamente pagado por el Cliente durante los doce (12) meses anteriores al hecho generador.
• Daños indirectos: Gemleaf no responderá por daños indirectos, consecuenciales, lucro cesante, pérdida de datos atribuible al Cliente ni daño reputacional, salvo dolo o culpa grave acreditados.
• Exclusiones: Gemleaf no será responsable por daños derivados de: ataques de terceros pese a medidas de seguridad razonables; gestión negligente de credenciales o accesos con credenciales válidas del Cliente; la decisión del Cliente de no implementar recomendaciones de seguridad comunicadas; falta de cooperación oportuna del Cliente; o fuerza mayor y caso fortuito, incluyendo fallas de internet o de infraestructura de terceros.
• Indemnidad: el Cliente mantendrá indemne a Gemleaf frente a reclamos de terceros originados en el uso de la Plataforma por el Cliente en infracción de estos Términos o de la normativa de protección de datos en que el Cliente actúe como responsable.

Nada en estos Términos limita responsabilidades que no puedan limitarse conforme a la ley aplicable.

15. Vigencia, terminación y efectos

El servicio se contrata por períodos renovables automáticamente según el ciclo del Plan. En la Modalidad Autoservicio, el Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la propia Plataforma, de forma tan sencilla como la contratación; la cancelación surte efecto al término del ciclo ya pagado, manteniéndose el acceso hasta esa fecha. En la Modalidad Contrato Directo, cualquiera de las partes puede terminar el servicio con aviso escrito de quince (15) días de anticipación, salvo plazo distinto del Contrato Particular. Procede la terminación inmediata en caso de incumplimiento esencial de la otra parte. A la terminación se aplican las reglas de portabilidad y borrado de la cláusula 8. Subsisten a la terminación las cláusulas de Confidencialidad, Propiedad Intelectual, Limitación de Responsabilidad y Ley Aplicable, conforme a sus términos.

16. Modificaciones de estos Términos

Gemleaf podrá modificar estos Términos notificando al Cliente con al menos treinta (30) días de anticipación, por correo electrónico o aviso destacado en la Plataforma, indicando la fecha de entrada en vigencia de la nueva versión. Si el Cliente no está de acuerdo, podrá terminar el servicio antes de esa fecha sin penalidad; el uso continuado de la Plataforma después de la entrada en vigencia constituye aceptación. Las versiones anteriores quedarán archivadas y disponibles a solicitud.

17. Prevalencia de contratos particulares

El orden de precedencia de los documentos que rigen la relación es el siguiente: (1°) el Contrato Particular vigente, si existe; (2°) las condiciones específicas del Plan aceptadas al contratar en la Plataforma; (3°) estos Términos; y (4°) la Política de Privacidad en materias de datos. Cada documento prevalece sobre los siguientes en lo que regule expresamente, aplicando los demás de forma supletoria. Para los Clientes sin Contrato Particular, estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes y reemplazan cualquier entendimiento previo sobre la materia.

18. Disposiciones generales

Idioma: estos Términos se otorgan en español. Si Gemleaf publica traducciones, estas son solo de cortesía: en caso de discrepancia prevalece la versión en español, salvo que la ley imperativa del domicilio del Cliente disponga lo contrario.

Cumplimiento comercial: cada parte declara que no se encuentra incluida en listas de sanciones internacionales aplicables y se obliga a usar y prestar el servicio en cumplimiento de las normas de control de exportaciones y sanciones que correspondan.

Ninguna parte podrá ceder este acuerdo sin consentimiento previo y escrito de la otra, salvo cesión de Gemleaf a una entidad continuadora de su negocio, lo que será notificado. Si alguna cláusula fuere declarada nula o ineficaz, las demás mantendrán plena vigencia, y la cláusula afectada se interpretará del modo más cercano a su finalidad. La falta de ejercicio de un derecho no constituye renuncia. Las notificaciones se realizarán por escrito a los correos registrados por cada parte.

19. Integraciones de terceros (Google y otros servicios)

La Plataforma permite conectar, de forma opcional y a iniciativa del Cliente o sus Usuarios Autorizados, servicios de terceros —por ejemplo Google (Google Sheets)— para usarlos dentro de un flujo de trabajo. La habilitación de estas integraciones es voluntaria y requiere que el usuario autorice los permisos correspondientes.

• El uso de cada servicio de terceros se rige además por los términos y políticas de su respectivo proveedor; el Cliente declara contar con los derechos y autorizaciones necesarios sobre las cuentas y datos que conecte.
• Gemleaf solo accede a los datos del servicio de terceros estrictamente necesarios para ejecutar las acciones que el usuario configura, conforme se detalla en la Política de Privacidad. Respecto de los datos obtenidos de las APIs de Google, Gemleaf observa la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluido su requisito de Uso Limitado.
• El usuario puede revocar el acceso a cualquier integración en cualquier momento desde la Plataforma o desde la configuración de seguridad de su cuenta en el proveedor correspondiente.
• Gemleaf no es responsable de la disponibilidad, cambios, suspensiones o condiciones de los servicios de terceros, que escapan a su control.

20. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Chile. Para toda controversia, las partes fijan domicilio en la ciudad de Concepción y se someten a la jurisdicción de sus Tribunales Ordinarios de Justicia, con renuncia a cualquier otro fuero, salvo que un Contrato Particular disponga otra cosa. Si el Cliente está domiciliado fuera de Chile, lo anterior se entiende sin perjuicio de las normas imperativas de protección que resulten aplicables en su jurisdicción; en Contratos Particulares con clientes internacionales podrá pactarse una ley aplicable o un mecanismo de resolución de controversias distinto, incluyendo arbitraje.

Referencias normativas dinámicas: toda referencia a leyes o reglamentos en estos Términos se entiende hecha a sus textos vigentes, incluyendo modificaciones futuras y normas que los reemplacen.

Para consultas sobre estos Términos: contacto@gemleaf.cloud.